Un environnement de travail propre a un impact direct sur la productivité et le bien-être des salariés. Et si toutes les entreprises de nettoyage ne se valent pas – certaines négligeant la qualité ou utilisant des produits inappropriés et compromettant ainsi l’hygiène de vos locaux – choisir le bon prestataire nécessite de porter une attention particulière à certains critères propres au secteur.
Déterminer les besoins spécifiques de vos bureaux
Avant même de contacter une entreprise spécialisée dans le nettoyage, vous devez d’abord bien cerner les besoins de vos bureaux.
L’analyse doit porter sur la superficie à nettoyer, le nombre de pièces, la nature des sols (moquette, carrelage, parquet…) mais aussi sur la fréquence souhaitée des interventions. Ainsi, un open space très fréquenté nécessitera plus de passages qu’un petit bureau individuel et il faudra également tenir compte d’éventuelles allergies ou sensibilités parmi vos collaborateurs pouvant influer sur le choix des produits d’entretien ou des méthodes de nettoyage utilisées.
Pensez aussi à répertorier les zones sensibles ou à usage particulier comme les salles de réunion, les sanitaires, les cuisines ou encore les espaces détente. Certaines entreprises disposent en effet d’équipements ou de savoir-faire spécifiques pour le nettoyage voire la désinfection de ces espaces.
Par ailleurs, si vos locaux accueillent du public ou des clients, veillez à accorder une attention toute particulière aux zones d’accueil et de passage afin que l’image que vous véhiculez soit professionnelle et irréprochable.
Enfin, n’oubliez pas de prendre en compte les attentes légitimes quant à un environnement de travail propre et sain exprimées par vos propres collaborateurs.
Rédiger un cahier des charges précis vous permettra non seulement d’obtenir des devis adaptés à votre demande mais aussi et surtout d’optimiser la communication avec les différents prestataires contactés afin d’obtenir une prestation correspondant en tous points à vos besoins. N’hésitez pas pour cela à y inclure par exemple l’utilisation impérative d’une gamme écologique pour les produits utilisés ou encore des horaires spécifiques en fonction du rythme de votre activité afin que l’organisation du nettoyage dans vos locaux se fasse en toute sérénité.
Vérifier la réputation des sociétés de nettoyage
La notoriété et le sérieux de la société de nettoyage constituent un critère essentiel dans votre sélection d’une entreprise de nettoyage de bureaux.
N’hésitez pas à consulter les avis clients sur les sites dédiés, les réseaux sociaux ou Google. Ces précieux témoignages vous donneront une indication sur la qualité du service proposé et le professionnalisme de l’entreprise. Le bouche-à-oreille reste un levier puissant : demandez à d’autres professionnels de votre secteur d’activité ou à vos voisins de bureau les entreprises de nettoyage qu’ils recommandent. Une société sérieuse se fera un plaisir de vous fournir des références, voire des exemples de chantiers réalisés dans des locaux similaires aux vôtres.
Renseignez-vous également sur l’ancienneté de l’entreprise et ses éventuelles certifications ou adhésions à des syndicats professionnels. Gage souvent d’un travail soigné et du respect des normes en vigueur.
Ne faites pas l’impasse sur les services fournis
Il peut paraître évident qu’il faille s’intéresser aux services de nettoyage fournis par une entreprise.
Cependant, toutes les entreprises ne proposent pas le même niveau de prestation.
Certaines se limitent en effet à un entretien classique du type aspiration, dépoussiérage, nettoyage des sanitaires alors que d’autres intègrent des prestations annexes comme le nettoyage des vitres et miroiteries ou la désinfection d’un environnement sensible.
Pour vous aider à choisir le partenaire adéquat, voici quelques exemples de services que vous pouvez attendre d’une entreprise de nettoyage professionnelle :
- Nettoyage en profondeur des sols et moquettes : lavage humide des sols, traitement anti-taches…
- Entretien et maintenance de machines industrielles
- Nettoyage et entretien de surfaces sensibles (verre, inox…)
- Gestion complète des déchets : collecte, transport, tri sélectif, recyclage…
- Nettoyage de vitres en hauteur : nacelle, équipement sécurisé…
- Désinfection des zones à risques (milieu médical, alimentaire…)
- Entretien des espaces verts et extérieurs : ramassage de feuilles, nettoyage d’allées…
- Gestion des urgences
- Mise en œuvre de solutions écologiques
Surtout ne négligez pas la capacité du prestataire à répondre à vos besoins fluctuants, liés à un événement par exemple ou à un pic d’activité. Renseignez-vous aussi sur le suivi qualité mis en place (audits internes et/ou interface client).
Enfin, la formation continue du personnel est garante du respect des méthodes et procédés de sécurité les plus récents ainsi que du strict respect des normes d’hygiène indispensables à la fiabilité et à la pérennité de la prestation.
Évaluer les prix et les protections
Si le montant compte, il est important de garder à l’esprit la qualité du service fourni.
N’hésitez pas à demander des devis complets à différents prestataires. Comparez les éléments comparables : fréquence des passages, nature des interventions, produits utilisés, prestations d’urgence…
Vérifiez la clarté des tarifs et restez vigilant face aux propositions trop avantageuses. Un tarif très attractif cache souvent des prestations bâclées, un personnel insuffisamment formé, ou encore des conditions de travail peu agréables. À l’inverse, une offre plus coûteuse peut justifier d’un engagement fort en termes de qualité de service, réactivité ou utilisation de produits haut de gamme.
Enfin, restez attentif aux protections proposées par le prestataire : garantie responsabilité civile professionnelle, remplacement du prestataire en cas d’absence du personnel, interlocuteur unique dédié au suivi de votre dossier, service après-vente… Autant d’éléments qui constituent de véritables sécurités pour votre entreprise et qui vous garantiront un quotidien serein.
