Depuis 2015, la réglementation des organismes de formation a connu une évolution significative. Pour se conformer à la loi, un organisme de formation doit respecter certaines obligations et conditions. Quelles sont les normes à suivre pour devenir un organisme de formation agréé ? Quels sont les enregistrements nécessaires ? Réponses.
Déclaration d’activité des organismes de formation
Tous les prestataires de formation, quel que soit leur statut juridique doivent déclarer leur activité dans un délai de trois mois après la signature de leur première convention ou du premier contrat de formation. Cette obligation concerne tous les prestataires, qu’ils soient personnes physiques ou morales et doit être effectuée auprès du Service régional de contrôle de la formation professionnelle (SRC) de la DREETS.
La démarche est relativement simple : elle s’effectue en ligne via le service Mon Activité Formation ou par courrier en utilisant le formulaire cerfa 10782*03. Une fois le dossier complet reçu, l’administration délivre un numéro d’enregistrement dans un délai de 30 jours et celui-ci doit être apposé sur toutes les conventions et documents afférents à l’activité déclarée. Il est également important de mentionner tout changement ou cessation d’activité dans un délai maximum de 30 jours et ce, même par voie dématérialisée.
La déclaration d’activité doit être accompagnée d’un certain nombre de pièces justificatives comme le numéro SIREN, le bulletin n°3 du casier judiciaire ou encore une copie de la convention de formation. Toutefois, pour la première prestation de formation pouvant faire l’objet d’un financement par des organismes habilités, l’administration peut demander des justificatifs supplémentaires. Un refus d’enregistrement peut intervenir si les prestations proposées ne relèvent pas d’actions de formation professionnelle ou si certaines dispositions du code du travail ne sont pas respectées.
Les organismes étrangers souhaitant dispenser des formations sur le territoire français doivent désigner un représentant domicilié en France pour assurer leurs obligations réglementaires, sauf s’ils sont établis dans l’Union Européenne ou dans l’Espace Économique Européen et interviennent à titre occasionnel. Ainsi, tous les prestataires quelle que soit leur origine doivent se plier aux mêmes règles.
Bilan pédagogique et financier (BPF)
Les organismes de formation doivent transmettre chaque année leur Bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant l’activité formation professionnelle pour l’exercice comptable clos. La prochaine campagne de transmission se déroulera du 2 avril 2024 au 31 mai 2024. La procédure de transmission a été simplifiée, la télétransmission faisant foi et ne nécessitant plus l’envoi d’une copie signée par courrier.
Le BPF est à renseigner par tous les organismes réalisant des actions de formation professionnelle. Il est à transmettre à la DREETS. Ce bilan détaillé présente le nombre de stagiaires, le nombre d’heures de formation, la répartition des fonds ainsi que les données comptables. Si aucune activité de formation n’a été réalisée, une déclaration est considérée comme caduque, entraînant la nécessité pour l’organisme de faire une nouvelle demande afin de reprendre son activité.
Un formulaire en ligne est mis à disposition pour réaliser cette télédéclaration, accompagné d’un guide utilisateur et d’une aide interactive. Ce bilan doit également comporter la liste exhaustive des prestations de formation effectuées ou à réaliser, à la demande du préfet de région. Cette transparence est primordiale pour assurer une utilisation appropriée des fonds et maintenir la confiance dans le système de formation professionnelle.
Apprentissage : obligations de transmission des données comptables et analytiques des organismes de formation
Les organismes dispensant des actions de formation par apprentissage sont tenus de transmettre une déclaration des données comptables et analytiques à France compétences. La campagne 2024 s’ouvrira le 15 avril et se clôturera le 31 juillet. Cette obligation est issue du cadre juridique défini par l’arrêté du 21 juillet 2020 modifié portant sur les règles de comptabilité analytique applicables aux organismes dispensant des actions de formation par apprentissage !
Les organismes de formation de droit privé doivent établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe et tenir une comptabilité séparée pour leur activité de formation professionnelle. Un plan comptable peut être appliqué à ceux ayant un chiffre d’affaires supérieur à 15 244 € et l’intervention d’un commissaire aux comptes est obligatoire au-delà d’un certain seuil. Les règles diffèrent pour les organismes de droit public qui peuvent bénéficier d’une exonération de la TVA pour les activités de formation professionnelle. Pour cela ils doivent solliciter une attestation d’exonération.
Certification Qualiopi
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour les organismes de formation qui souhaitent bénéficier de fonds publics. Cette certification, garantissant la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires, est un gage de sérieux et de professionnalisme. Depuis le 3 janvier 2022, une liste publique des organismes certifiés est mise à disposition des entreprises et des particuliers désireux de sélectionner des prestataires de confiance.
Cependant, certaines exceptions sont stipulées. Les établissements d’enseignement supérieur sont réputés satisfaits de l’obligation de certification. Par conséquent, ils peuvent continuer à exercer leurs activités sans interruption. Toutefois, ils sont mentionnés sur la liste publique établie conformément aux dispositions du code du travail.
Interdictions d’exercer
Il est important de noter que certaines condamnations pénales peuvent entraîner une interdiction d’exercer pour les personnes impliquées dans la gestion ou la direction d’un organisme de formation. Ces interdictions concernent tant les personnes physiques que morales, et elles surviennent généralement en cas de condamnations pour manquements à la probité et aux bonnes mœurs. Cet aspect de la réglementation vise à préserver l’intégrité et la réputation du secteur de la formation professionnelle.
Le rôle des Services régionaux de contrôle (SRC) dans le contrôle des organismes de formation
Les SRC, sous la coordination de la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle, sont présents sur tout le territoire au sein des DREETS. Ils interviennent afin de veiller au respect de la réglementation et à une gestion transparente et efficace des fonds de la formation professionnelle. Bilan d’activité des SRC en 2022, pour en savoir plus sur leur action. Voici quelques-unes des principales missions qui leur sont confiées :
- Contrôler la conformité réglementaire des actions de formation
- Contrôler l’utilisation des financements accordés aux organismes de formation
- Évaluer la qualité des prestations de formation et des compétences acquises par les stagiaires
- Accompagner les organismes de formation dans l’amélioration de leurs pratiques
- Rendre compte aux autorités compétentes du suivi et des résultats des contrôles effectués
Celles-ci garantissent non seulement une gestion saine et transparente des fonds publics mais aussi le développement d’un niveau élevé de qualité dans les actions de formation dispensées aux demandeurs d’emploi et aux salariés en reconversion professionnelle.
Les sanctions et obligations légales
L’État exerce un contrôle administratif et financier étroit sur les organismes de formation, qui peut donner lieu à des sanctions administratives, pénales ou financières en cas de non-respect des obligations légales. Cela inclut notamment la justification des fonds et des dépenses lors des contrôles. En cas de manquement, l’organisme de formation pourra être contraint au remboursement au Trésor public.
Des sanctions sont également prévues en cas d’utilisation frauduleuse de documents dans le but d’échapper à ses obligations légales. Le refus de se soumettre à un contrôle pourra également entraîner une évaluation d’office par l’administration pour la détermination du montant du soutien public accordé à l’organisme de formation, avec des conséquences lourdes pour ce dernier.
Certaines sanctions pénales peuvent également conduire à une interdiction temporaire ou définitive d’exercer une fonction dirigeante au sein d’un organisme de formation, notamment en cas de commission de certains crimes et délits précisés dans le code pénal et le code de la santé publique, contribuant ainsi à la lutte contre le prosélytisme sectaire.
